Dichiarazione sulla privacy
Rivista Otium. Archeologia e Cultura del Mondo Antico
Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali effettuato nell'ambito delle attività della rivista scientifica Otium. Archeologia e Cultura del Mondo Antico, pubblicata nell'ambito delle attività istituzionali dell'Università degli Studi di Perugia e accessibile all'indirizzo https://otium.unipg.it.
L'informativa riguarda il trattamento dei dati personali degli autori, dei revisori, dei componenti degli organi editoriali e scientifici, degli utenti della piattaforma e dei visitatori del sito web.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è l'Università degli Studi di Perugia, in persona del Magnifico Rettore pro tempore.
Sede legale: Piazza Università, 1 – 06123 Perugia, Italia.
Telefono: +39 075 5851
Email: rettorato@unipg.it
Le attività scientifiche ed editoriali della rivista sono svolte da soggetti autorizzati, secondo le rispettive competenze e nell'ambito dell'organizzazione della pubblicazione.
Per informazioni relative alla gestione editoriale della rivista è possibile contattare la redazione attraverso l'indirizzo istituzionale indicato nella pagina dei contatti del sito.
2. Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) dell'Università degli Studi di Perugia è contattabile ai seguenti recapiti:
Email: rpd@unipg.it
Telefono: +39 075 5852192
Gli interessati possono rivolgersi al RPD per informazioni sul trattamento dei propri dati personali e per l'esercizio dei diritti riconosciuti dal GDPR.
3. Categorie di dati personali trattati
Nell'ambito delle attività della rivista possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali.
a) Dati identificativi e di contatto
Nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, affiliazione istituzionale, eventuali recapiti professionali e altre informazioni comunicate dagli interessati.
b) Dati scientifici e professionali
Qualifica accademica, istituzione di appartenenza, settore disciplinare, identificativi scientifici eventualmente comunicati e informazioni relative alla produzione scientifica.
c) Dati relativi agli account della piattaforma editoriale
Nome utente, indirizzo email, ruolo assegnato, informazioni del profilo e dati tecnici necessari all'autenticazione e alla gestione degli accessi.
d) Dati relativi alle attività editoriali
Manoscritti, comunicazioni con gli autori, valutazioni scientifiche, osservazioni dei revisori, decisioni editoriali e documentazione relativa alla pubblicazione dei contributi.
e) Dati di navigazione
I sistemi informatici utilizzati per il funzionamento del sito possono acquisire informazioni tecniche, quali indirizzi IP, data e ora delle richieste, risorse consultate, informazioni sul browser ed eventuali dati relativi a errori di sistema.
Tali informazioni sono trattate per consentire il funzionamento della piattaforma e garantirne la sicurezza.
4. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
a) Gestione delle attività scientifiche ed editoriali
Ricezione dei contributi, verifica preliminare, organizzazione della revisione scientifica, comunicazioni con autori e revisori, adozione delle decisioni editoriali e preparazione dei materiali destinati alla pubblicazione.
b) Gestione della piattaforma editoriale
Creazione e amministrazione degli account, assegnazione dei ruoli, gestione delle autorizzazioni e svolgimento delle attività necessarie alla pubblicazione.
c) Pubblicazione e diffusione della produzione scientifica
Pubblicazione degli articoli, attribuzione della paternità scientifica, diffusione dei metadati bibliografici, indicizzazione e conservazione delle pubblicazioni.
d) Funzionamento e sicurezza del sito
Gestione tecnica della piattaforma, prevenzione degli accessi non autorizzati, individuazione di anomalie e protezione dell'integrità dei sistemi informatici.
e) Adempimenti normativi e tutela dei diritti
Adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile, gestione delle richieste degli interessati e tutela dei diritti dell'Ateneo e dei soggetti coinvolti nelle attività editoriali.
La base giuridica principale del trattamento è costituita dall'art. 6, paragrafo 1, lettera e), del GDPR, in quanto il trattamento è necessario all'esecuzione di compiti di interesse pubblico connessi alle funzioni istituzionali dell'Università degli Studi di Perugia.
Tali funzioni comprendono la promozione della ricerca scientifica, la diffusione dei suoi risultati e la valorizzazione della produzione culturale e scientifica, secondo quanto previsto dalla Legge 30 dicembre 2010, n. 240, e dallo Statuto dell'Ateneo.
Per i trattamenti necessari all'adempimento di specifici obblighi normativi trova applicazione l'art. 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR.
5. Modalità di gestione dei contributi scientifici
I contributi destinati alla pubblicazione sono ricevuti dalla redazione attraverso il servizio di posta elettronica istituzionale dell'Università degli Studi di Perugia.
I manoscritti e la relativa corrispondenza sono consultati e conservati dai componenti autorizzati della redazione nell'ambito delle attività scientifiche ed editoriali.
La gestione dei manoscritti e delle comunicazioni editoriali avviene prevalentemente attraverso la posta elettronica istituzionale, senza utilizzare il sistema integrato di revisione scientifica della piattaforma Open Journal Systems.
La piattaforma OJS è utilizzata principalmente per la gestione della pubblicazione dei contributi e dei relativi metadati bibliografici.
I dati personali contenuti nei materiali ricevuti sono trattati per le finalità connesse alla valutazione, alla gestione editoriale e alla pubblicazione scientifica, nonché per gli ulteriori adempimenti applicabili.
6. Revisione scientifica e riservatezza
La rivista adotta una procedura di revisione paritaria a doppio cieco (double-blind peer review).
I contributi sono preliminarmente esaminati dagli organi scientifici ed editoriali e, qualora ritenuti idonei, trasmessi a due revisori individuati sulla base delle rispettive competenze scientifiche.
La procedura prevede l'anonimato reciproco tra autori e revisori.
I manoscritti e le valutazioni sono trasmessi e gestiti mediante comunicazioni di posta elettronica istituzionale.
I revisori sono tenuti a rispettare gli obblighi di riservatezza previsti dal Codice etico della rivista e a non divulgare né utilizzare per finalità estranee alla valutazione scientifica le informazioni acquisite.
L'identità dei revisori non è comunicata agli autori nell'ambito della procedura ordinaria di valutazione.
Le informazioni relative ai manoscritti non ancora pubblicati e alle valutazioni scientifiche sono accessibili esclusivamente ai soggetti coinvolti nelle attività editoriali, nei limiti delle rispettive competenze.
7. Pubblicazione dei dati personali degli autori
La rivista pubblica i contributi scientifici in modalità Open Access.
La pubblicazione comporta la diffusione dei dati identificativi e bibliografici necessari alla corretta attribuzione della paternità scientifica.
In particolare, nei contributi pubblicati e nei relativi metadati possono essere presenti:
- nome e cognome degli autori;
- affiliazione istituzionale, quando indicata;
- indirizzo email comunicato dall'autore per i contatti scientifici;
- titolo e contenuto del contributo;
- eventuali identificativi scientifici e ulteriori informazioni bibliografiche.
Tali dati sono resi pubblicamente accessibili attraverso il sito della rivista e possono essere acquisiti da cataloghi bibliografici, motori di ricerca e servizi di indicizzazione scientifica.
I contributi sono pubblicati secondo la licenza Creative Commons CC BY adottata dalla rivista.
La pubblicazione dei dati identificativi e bibliografici è finalizzata alla corretta attribuzione della paternità scientifica, alla diffusione dei risultati della ricerca e alla reperibilità delle pubblicazioni nel tempo.
8. Gestione degli account e accesso alla piattaforma
La rivista utilizza la piattaforma Open Journal Systems (OJS) per la gestione delle attività di pubblicazione.
La registrazione autonoma degli utenti non è abilitata.
Gli account necessari allo svolgimento delle attività editoriali sono creati e amministrati dai soggetti autorizzati alla gestione della rivista.
L'accesso alle funzionalità riservate è consentito esclusivamente agli utenti dotati delle necessarie credenziali e autorizzazioni.
Gli account non più necessari possono essere disabilitati, ferma restando l'eventuale conservazione dei dati personali e delle informazioni editoriali secondo i criteri applicabili.
La consultazione degli articoli pubblicati in modalità Open Access non richiede la registrazione o l'autenticazione.
9. Comunicazioni editoriali
La redazione utilizza il servizio di posta elettronica istituzionale dell'Università degli Studi di Perugia per le comunicazioni con gli autori, i revisori e gli altri soggetti coinvolti nelle attività scientifiche.
Tali comunicazioni comprendono richieste di revisione, trasmissione delle valutazioni, richieste di modifica, comunicazioni delle decisioni editoriali e informazioni relative alla pubblicazione.
La piattaforma OJS non viene utilizzata per l'invio di newsletter o comunicazioni promozionali periodiche.
10. Destinatari dei dati personali
I dati personali sono trattati dai soggetti autorizzati nell'ambito dell'organizzazione della rivista e delle attività istituzionali dell'Università degli Studi di Perugia.
Tra questi rientrano i componenti degli organi scientifici ed editoriali, i redattori e gli altri soggetti coinvolti nelle attività di pubblicazione.
I dati strettamente necessari alla valutazione scientifica possono essere comunicati ai revisori incaricati, nel rispetto della procedura di revisione a doppio cieco.
I dati possono inoltre essere trattati da fornitori di servizi informatici e telematici utilizzati dall'Ateneo per la gestione della piattaforma e delle comunicazioni editoriali, secondo i rispettivi ruoli e le condizioni previste dalla normativa applicabile.
Quando ne ricorrono i presupposti, tali soggetti sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR.
I dati identificativi e bibliografici degli autori sono diffusi pubblicamente nei limiti e per le finalità indicate nella presente informativa.
I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche e altri soggetti nei casi previsti dalla legge.
11. Servizi informatici e trasferimenti internazionali
Per la gestione della piattaforma editoriale e delle comunicazioni scientifiche, la rivista utilizza i servizi informatici e di posta elettronica istituzionali messi a disposizione dall'Università degli Studi di Perugia.
Per i servizi di posta elettronica l'Ateneo si avvale della piattaforma Microsoft 365, secondo le condizioni contrattuali e le misure di protezione dei dati personali previste per i servizi istituzionali.
Eventuali trasferimenti di dati personali verso paesi non appartenenti allo Spazio economico europeo avvengono nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del GDPR, sulla base di decisioni di adeguatezza della Commissione europea o mediante le altre garanzie previste dalla normativa applicabile.
La pubblicazione Open Access comporta inoltre che i contributi scientifici e i relativi metadati pubblici siano consultabili anche da utenti situati al di fuori dell'Unione europea.
12. Indicizzazione e conservazione della produzione scientifica
La rivista aderisce a iniziative finalizzate alla diffusione, all'identificazione e alla conservazione della produzione scientifica.
Tra queste rientrano i servizi di indicizzazione bibliografica, i sistemi di identificazione permanente delle risorse digitali e le infrastrutture di conservazione a lungo termine indicate nelle informazioni editoriali della rivista.
In particolare, OTIUM dichiara l'adesione al programma LOCKSS e alle iniziative di deposito e identificazione permanente delle pubblicazioni digitali.
I metadati bibliografici e i contributi pubblicati possono essere conservati e resi accessibili nel tempo anche attraverso sistemi esterni alla piattaforma editoriale.
Tali attività sono finalizzate alla preservazione della documentazione scientifica, alla continuità dell'accesso e alla corretta identificazione delle pubblicazioni.
13. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il periodo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, nel rispetto degli obblighi normativi e dei criteri di conservazione documentale applicabili alle attività istituzionali dell'Università degli Studi di Perugia.
Manoscritti e documentazione editoriale
I manoscritti ricevuti, le valutazioni scientifiche e la corrispondenza editoriale sono conservati dalla redazione per documentare le attività di valutazione e pubblicazione, gestire eventuali contestazioni e garantire la continuità delle attività scientifiche.
I relativi periodi di conservazione sono determinati in relazione alle finalità del trattamento, agli obblighi applicabili e ai criteri di conservazione documentale dell'Ateneo.
Dati degli account
I dati degli account sono conservati per il periodo necessario alla gestione delle attività editoriali e, successivamente, secondo i criteri applicabili alla documentazione delle attività svolte.
Gli account non più utilizzati possono essere disabilitati, senza che ciò comporti necessariamente la cancellazione dei dati associati.
Pubblicazioni e metadati bibliografici
I dati identificativi degli autori associati ai contributi pubblicati sono destinati alla conservazione nel tempo, in quanto necessari alla corretta attribuzione della paternità scientifica, alla documentazione bibliografica e alla preservazione della produzione scientifica.
Dati tecnici e di navigazione
I dati tecnici sono conservati per il periodo necessario al funzionamento, alla manutenzione e alla sicurezza dei sistemi, secondo le politiche tecniche e organizzative applicabili.
Decorso il periodo di conservazione previsto, i dati sono cancellati, anonimizzati o ulteriormente conservati nei soli casi consentiti dalla normativa.
14. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali necessari alla gestione dei contributi scientifici e allo svolgimento delle attività editoriali è necessario per consentire la partecipazione alle relative procedure.
Il mancato conferimento dei dati indispensabili può impedire la gestione del contributo, la partecipazione alla revisione scientifica o lo svolgimento delle attività editoriali richieste.
Il conferimento di informazioni ulteriori, non necessarie alle finalità indicate, è facoltativo.
La consultazione dei contenuti scientifici pubblicati in modalità Open Access non richiede la creazione di un account personale.
15. Processi decisionali automatizzati e profilazione
Le decisioni relative alla valutazione, all'accettazione e alla pubblicazione dei contributi scientifici sono assunte dagli organi editoriali della rivista, con il supporto dei revisori scientifici.
Non vengono utilizzati processi decisionali esclusivamente automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sugli interessati o incidano in modo analogamente significativo sulla loro persona ai sensi dell'art. 22 del GDPR.
16. Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti riconosciuti dagli articoli 15-22 del GDPR.
In particolare, possono:
- ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento dei propri dati personali e accedere alle relative informazioni;
- richiedere la rettifica dei dati inesatti e l'integrazione di quelli incompleti;
- richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall'art. 17 del GDPR;
- ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 del GDPR;
- opporsi al trattamento nei casi previsti dall'art. 21 del GDPR;
- esercitare il diritto alla portabilità dei dati quando ne ricorrono i presupposti;
- non essere sottoposti a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati nei casi previsti dall'art. 22 del GDPR.
L'esercizio di tali diritti è valutato tenendo conto delle finalità istituzionali del trattamento, degli obblighi di conservazione e delle disposizioni applicabili alla documentazione scientifica e archivistica.
La richiesta di cancellazione dei dati personali non comporta automaticamente la rimozione dei contributi scientifici già pubblicati o dei relativi metadati bibliografici, qualora sussistano presupposti giuridici che ne giustifichino l'ulteriore conservazione.
Le richieste possono essere indirizzate al Responsabile della protezione dei dati dell'Università degli Studi di Perugia:
Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale:
Resta salva la possibilità di adire le competenti sedi giurisdizionali.
17. Cookie e strumenti di tracciamento
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18. Aggiornamenti dell'informativa
La presente informativa può essere aggiornata in conseguenza di modifiche normative, organizzative o tecniche che incidano sulle modalità di trattamento dei dati personali.
La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito web della rivista.
Ultimo aggiornamento: 6 novembre 2026.